Již sedmým dílem pokračuje náš seriál rozhovorů s členy týmu Optimal Marketing. Tentokrát jsme vyzpovídali naši projektovou manažerku Kateřinu Rokovou. Její pracovní náplň spočívá v koordinaci práce všech členů týmů a komunikaci s klienty tak, aby byla zajištěna bezproblémová a kvalitní spolupráce. Ve svém volném čase ráda cestuje a poznává svět okolo sebe.
Marek: Co tě, Kačko, přivedlo k marketingu? Jak ses k tomu řemeslu dostala?
Kateřina: Já už jsem si na střední vybrala obor, který byl tak nějak spojený s médií. Naučila jsem se stříhat videa, dělat fotky, novinařinu. Hodně mě to bavilo. V České republice je ale trochu problém najít navazující vysokou školu. Takže jsem hodně hledala, nevěděla jsem, kam se mám dívat. A pak jsem objevila multimediální fakultu ve Zlíně na „Baťovce“ (pozn. Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně). Tam je obor marketingová komunikace. Moc jsem nevěděla, co od toho čekat, moc jsem nevěděla, kterým směrem jít. Ale na přijímacích zkouškách byla otázka o Hře o trůny, tak jsem si vybrala tuhle školu. (smích). Ne, média mě hodně bavila a chtěla jsem pokračovat. Marketing asi vnímám jinak než většina lidí. A myslím si, že v tomhle jsme si hodně podobní, a proto jsem asi v tomto týmu.
Marek: Když to vnímám, tak to byly hodně média a komunikace. Tohle tě přivedlo k marketingu, marketingové komunikaci?
Kateřina: Přesně tak. Určitě. Já jsem hodně založená na komunikaci.
Marek: A teď už moc videa nestříháš. (smích)
Kateřina: Teď už nechávám jiným, aby videa stříhali za mě. Ale ráda fotím. Fotím hodně na cestách a když klient potřebuje nějaké fotky, ráda si odběhnu nafotit i nějakou takovou zakázku.
Marek: Tak to je taková druhá kolej k tomu hlavnímu, co děláš u nás.
Kateřina: Je to tak, ráda ladím vizuální věci.
O řízení projektů
Marek: U nás v agentuře pracuješ jako projektová manažerka. Já třeba vím, proč na této pozici jsi, ale nevědí to naši čtenáři, takže kdybys jim řekla, proč zrovna řízení projektů? Není to nuda? Jak ty se k tomu stavíš? Co tě na tom baví?
Kateřina: Já jsem si vyzkoušela asi už docela dost pozic na to, kolik mi je. Vlastně jsem kdysi byla v Megaknihách, začínala jsem na zákaznické podpoře, což pro mě vůbec nebylo. Hodně rychle jsem od této pozice vzdalovala a hledalo své místo. Brzy jsem se dostala do práce se zbytkem týmu - grafiky, programátory a dalšími lidmi. Bavilo mě věci posouvat dál. Vůbec mě nebavilo stát na jednom místě, vždy do projektů ráda přináším nové nápady. Tehdy jsem i zabrousila do Albatrosu, kde jsem si zkusila vydat knížku jako redaktorka. Mě zkrátka baví dělat různé věci a pochopila jsem, že jedna pozice asi nebude úplně pro mě. Celkově jsem i hodně organizovaný člověk. A podobně jsem i začala v Optimalu, taky jsem dělala všechno možné. A ten projekťák, to tak nějak samo, hezky, přirozeně vyplynulo. Baví mě se stýkat s kolegy, kteří mají specializace. Myslím si, že spousta lidí má skilly mnohem větší než já, ale mě hrozně baví to propojovat a se všemi komunikovat. Nějak to organizovat, aby to všechno fungovalo a klient byl spokojený.
Marek: Rozumím. Takže ty za tu dobu, kterou v marketingu jsi, máš přehled o pozicích a máš nějaký přesah do jednotlivých oborů. A tvou přirozenou vlastností je to řízení. Nebo tě baví ten projekt lepit, nějak jej dávat dohromady, aby fungoval?
Kateřina: Je to tak. Já jsem viděla úskalí různých oborů. Právě třeba i na té „Baťovce“. Tam je takový předmět, kde škola propojuje kreativce s markeťáky a ta myšlenka mě hodně bavila. Takhle jsme pořádali třeba cestovatelský festival, dělali jsme tam i různé neziskové projekty, což mě taky moc bavilo. Fakt jsem si vyzkoušela pracovat s grafiky, programátory, audiovizualáky… se všemi možnými lidmi z různých oborů a vím, jaká mají ty jednotlivé obory úskalí a hodně se mi líbí ty světy propojovat a dohlížet nad tím, aby do sebe vše hezky zapadlo.
Marek: To je určitě záslužná práce. Možná poodhalíme našim klientům, co vlastně obnáší to řízení projektů. To podle mě není vůbec jednoduchá věc. A možná to někdy i klienti podceňují. Oni vidí jen tu výkonovou složku marketingu, ale to, co je za tím, jak ty věci na sebe navazují, tak mám někdy takový pocit, že to není úplně doceněná role. Jak to vidíš ty?
Kateřina: Často je těžké vysvětlit klientům, že mají platit za nějaké řízení projektu. Ale když tady to řízení není, tak je problém. Třeba na příkladu agentury – máme několik specialistů a každý má svůj pohled na obor, ale málokdy si vidí navzájem do dalších oborů. Takže kdybych tady nebyla já nebo jiný vedoucí projektu, tak se to neprolíná a pravá ruka neví, co dělá levá. A abychom se dostali k tomu, co je náplní mé práce, tak to začíná u první poptávky klienta, kdy jsme spolu na schůzce a říkáme si, co všechno by klient měl - odhadujeme objem práce. Potom sestavíme tým, jednotlivé specialisty na jednotlivé věci. A dále už je to reálné řízení projektu, kdy rozřazujeme nebo dáváme práci různým kolegům. Dáváme si dohromady i nějaké brainstormingy, společné kreativní krativní hovory a tak. Je hrozně těžké jednotlivé specialisty, kteří jsou rádi uzavření do své hluboké práce, stmelit na nějaké schůzce.
Marek: Já myslel třeba i to, že klient si často může myslet, že to jsou zbytečně vyhozené peníze. Je ale jasné, že když není řízení, může nastat chaos a projekt se může i prodražit. Ty peníze, o kterých si klient myslí, že ušetří, když je do toho řízení nebude investovat, tak je může potom zbytečně propálit v tom projektu. Je to tak, že?
Kateřina: Ano, přesně tak. Já bych řekla, že ty peníze, pokud nejsou vedené dobře jedním směrem, se rozprsknou na všechny strany a vlastně z toho není výsledek, jaký by měl být. Jsou investovány na různé strany špatně nebo špatně použity, protože ta pravá ruka neví, co dělá levá.
Marek: Řízení projektu, to je vlastně i řízení zdrojů a to znamená čas a peníze toho klienta.
Kateřina: Je to tak. Když jsme u těch financí, tak je asi fajn zmínit, že je občas těžké se vejít budgetů. Často když na klienta vytáhnete tu danou částku a řeknete mu například 100 000 měsíčně, tak klient opravdu vidí „wow, velké peníze“. Ano, pro mě jako osobu jsou to taky velké peníze, ale když si spočítáte, jak velký objem práce ten klient vlastně očekává, například třeba pokrytí všech sociálních sítí, pak si tam přičtěte projektové řízení, nějakou dlouhodobou projektovou strategii. A to se nebavíme třeba ani o brandu.
Marek: To není vůbec hodně peněz. Kdyby člověk zaměstnával ve firmě jednoho marketéra na full-time, tak zaplatí zhruba stejnou částku, ale tady navíc získává několik mozků, které ty koordinuješ. To si myslím, že je velká přidaná hodnota pro klienta.
Kateřina: Ano, určitě. V agentuře máš spoustu výhod. Je tady zastupitelnost – pokud někdo vypadne, nahradí ho někdo jiný. Já nevím, jestli znáte takové ty obrázky, co kolují na sociálních sítích, i když jsou to třeba samotní freelanceři nebo člověk, který něco tvoří, tak zákazník vidí „ty jo, to tričko stojí tisícovku“, ale neuvědomuje si, že v tom je spousta inovací, tvorba, materiál...
O nástrojích
Marek: Pojďme se do věcí pustit konkrétněji, ať se mohou klienti podívat do zákulisí toho, co děláme. Můžeš nám trošku poodhalit, jak projekty řídíme? Jaké používáme nástroje? Jak ty projekt připravuješ?
Kateřina: Když to vezmeme od začátku, tak já mám hodně ráda, když má klient promyšlenou strategii svojí značky nebo má postavené nějaké základy, což není úplně samozřejmost. Často se nám stává, že základy nejsou a musíme je budovat my. Ale už jak jsme zmínili v rozhovoru s Vaškem, je strašně těžké klientovi vysvětlit, že ty základy jsou opravdu potřeba a že na ně musí uvolnit peníze.
Marek: Můžeš konkretizovat, co jsou ty základy?
Kateřina: Tak za mě to jsou určitě logo a brand manuál, to je celkově vizuál značky. Třeba fotografie, jejich styl, vizuální pohled na značku. A pak je to samozřejmě tón komunikace, která by měla být přímá, jasná, měli bychom vědět, s kým komunikujeme. A k tomu se vážou naše oblíbené persony, respektive moje. To je strašně důležité, protože pokud nevíme, s kým mluvíme a kam naše komunikace směřuje, tak to jsou opravdu vyhozené peníze.
Marek: Nestačí vnímat cílovou skupinu, že to jsou lidi od 15 do 20 let a že to jsou kluci.
Kateřina: Cílová skupina je široký pojem. Cílovou skupinu můžeš definovat přesně jak říkáš - pouze věk a pohlaví, ale může to být také tisíc jiných věcí. Na to jsou právě super ty persony.
Marek: Persona je člověk, který se nachází v nějaké konkrétní situaci a my vlastně díky té personě tu situaci známe a můžeme jako marketéři řešit jeho problém.
Kateřina: Toto musí firma mít. Když to nemá, tak se to snažíme v těch začátcích udělat my. Aby proběhla nějaká vstupní konzultace nebo doba, než my si projekt přebereme a začneme fungovat výkonnostně, tak je důležité, abychom si několikrát s tím klientem sedli, nasáli od něj všechny informace, protože on je tady ten profesionál v oboru. A ještě je důležité, abychom je uměli předat týmu. Takže třeba já jako projekťák tyhle informace potřebuji, protože na tom bude pracovat dejme tomu 8 lidí a já potřebuji, aby všichni měli stejné informace a aby přesně tým věděl, co dělá a nevyhazovaly se peníze oknem.
Marek: Já jsem se na začátku ptal na ten nástroj, k tomu jsme se ještě nedostali. (smích) Ale je dobré poodhalit ten závoj toho, jak to probíhá.
Kateřina: Já jsem asi takový digitální minimalista. Ráda používám pár funkčních nástrojů, které zastanou všechnu práci, než abych měla otevřených 10 oken a musela pracovat na různých místech. Takže aktuálně využíváme balík G Suite. Google Disk, ten je úplně super, obsahuje různé funkce od prezentací po tabulkový a textový editor. I co se týče chatu na Hangouts, tak to je taky fajn. Za mě má všechno, co ke své práci potřebuji. Potom už se dostáváme k tomu samotnému řízení projektu. A projekty řídíme teď v Asaně, i když to byl trochu boj se k tomu dostat.
Marek: My Asanu používáme už od roku 2014, ale ty jsi přišla do týmu v době, kdy se pod ní trošku kývala židle a zkoušely se nějaké jiné nástroje. Můžeš říct, jak jsi tím prošla? Jak to vlastně Asana ustála nakonec?
Kateřina: Všechno se vyvíjí, posouvá. Je jasné, že když přijde něco nového, tak si říkáme „wow, to bude super, to vyřeší všechny naše problémy a bude to dokonalé“. Pak ale stejně většinou přijdeme na to, že to tak úplně není a že všechny technologie nebo aplikace fungují na stejném principu. Takže si myslím, že návrat k Asaně byl fajn nápad.
Marek: Jde spíš o nastavení nějakých firemních procesů než o technologii nebo aplikaci samotnou.
Kateřina: Není úplně dobré odbíhat od jedné k druhé, ještě když řídíte firmu nebo třeba agenturu. Když to není závislé jen na vás, tak je jasné, že když se rozhodnete, že od zítra si nebudete lepit papírky po bytě, ale dáte si to do Asany, tak to bude jednodušší. Ale měnit procesy ve firmě je dost velké peklo.
Marek: Když se to netýká jednoho člověka, tak je to vždy náročnější. Ty jsi vyzkoušela nejen Asanu, ale i nějaké jiné nástroje. Můžeš třeba říct, co tam považuješ za dobré a co za špatné? Nebo jak ty ten nástroj využíváš? Trošku poodhalit, v čem vidíš přednosti.
Kateřina: Tak my jsme chvíli zkoušeli ClickUp, Freelo. Ono je to vesměs všechno stejné. Ale jde o to, jak moc je to velké nebo obsáhlé, jak dobře je to strukturované, aby tam zkrátka nebyl chaos. Důležité je to mít organizačně všechno správně. Myslím si, že ty nástroje jsou vesměs hodně podobné, ale hodně záleží, jak si je nastavíte a jaký pořádek si v nich uděláte. Třeba ten ClickUp za mě byl hodně nepřehledný, protože tam nebyly jednotlivé kategorie. ClickUp je podle mě dobrý, když máte jeden-dva projekty. My samozřejmě máme nějakou agenturní část a potom máme část s klienty, kde jsou desítky projektů. V Asaně je to super, všechno je organizované.
Marek: Možná se můžeme ještě dotknout některých procesů. Ty ti taky asi usnadňují práci. Předpřipravenými procesy dokážeme zaručit kvalitu práce agentury a to, že ten úkol si nedělá specialista, jak ho napadne, ale máme na to nějaké procesní věci v Asaně, takže se ti potom projekty i lépe zadávají. Chceš k tomu něco říct?
Kateřina: Jsou i takové ty vyšší procesy, což je třeba případ, kdy přijde nový klient, tak co se s ním bude dít, kam ho odkážeme, co vlastně naše asistentka udělá. Ty jsou dané a ty se musí dodržovat, protože jinak bychom zapomněli na důležité věci jako například smlouvy a podobně. A v Asaně jsou to takové specifické procesy. My si tam třeba tvoříme proces – dostanete nějaký základní úkol, třeba nastavit YouTube účet. A my máme určité procesy, ve kterých máme rozepsané, co se musí udělat, aby člověk na nic nezapomněl. Je super, že když na tom bude ten specialista dělat, tak si opravdu ověří, že na nic nezapomněl. Ale pokud na to nemá prostor, tak to můžu zadat někomu jinému, kdo bude kompetentní.
O úspěších a neúspěších
Marek: To jsme probrali procesy. Můžeš teď, Kačko, říct, jak běžně vedeš projekt? Jak třeba řídíš zdroje? Jaké metriky sleduješ? Jak sleduješ návratnost investic?
Kateřina: To je hodně individuální. Záleží samozřejmě na typu klienta – jestli je nový, nebo už náš stálý. My jsme určitě v některých našich předchozích rozhovorech zmiňovali, že klienty nikdy nemáme jen na určitou zakázku, respektive ani nechceme mít. Máme je vždy na dlouhodobou spolupráci a opravdu jsou to třeba roky. Takže jinak se chovám, když mám nového klienta a teprve ten projekt rozjíždíme. Tam jsou samozřejmě jiné procesy a postupy. Ale když už je to náš stálý klient, tak většinou fungujeme na nějaké měsíční bázi. Vždy jednou měsíčně zasíláme reporting s odvedenou prací. Když je potřeba, tak si dáváme během měsíce konzultace, jak je to u každého klienta potřeba. Je to opravdu hodně individuální.
Marek: Spousta lidí si možná představuje, že to nic není a že to bude hodně levná věc. Že si založí e-shop a do měsíce začnou vydělávat miliony a budou jim chodit desítky objednávek. Ale v dnešní době je ten online svět, e-commerce a e-shopy, hodně konkurenční prostředí a uspět znamená mít buď jedinečný produkt, nebo mít hodně peněz.
Kateřina: V České republice je to o to těžší tím, že je velmoc e-shopů. My jsme schopni pracovat i s menším budgetem, ale vždy to půjde pomaleji. A většinou to jde pomaleji, než si ten klient myslí. Je důležité tomu dát nějaký čas a být na to připravený. Vědět, že to nebude další měsíc hotové. Je to fakt práce a běh na dlouhou trať.
Marek: A asi se to nedá ošidit. I když se stává, že klient po nás chce třeba „vytvořte mi dvě nabídky, jednu levnější a jednu dražší a já si pak vyberu“. Ale my nenabízíme jednu cestu k úspěchu a jednu míň úspěšnou, to asi tady nejde.
Kateřina: Je to tak. Můžeme nabídnout cestu, když si klient určí, že to chce mít třeba do dvou let splněné, tak můžeme tuto cestu nabídnout v nějaké okleštěné podobě. Ale jak jsem říkala, bude to trvat delší dobu.
Marek: Kačko, můžeš popsat něco, co považuješ za svůj největší úspěch? Nebo vybrat nějaký náš společný úspěch?
Kateřina: Pro mě je největší úspěch, když je klient spokojený. (smích) V agentuře se snažíme klientům dělat příjemné prostředí, dávat jim o nás vědět, pouštět je trochu do našeho zákulisí. Třeba se snažíme jim zasílat i nějaké drobné dárečky poštou, protože si nemyslíme, že online je úplně všechno. A stavíme na reálných setkáních. Takže to mě hrozně potěší, když klient napíše, že je s námi opravdu spokojený, že by nás nevyměnil. A je fajn, že i když se něco nepovede podle našich představ, klient potřebuje s něčím trošku posečkat nebo potřebuje nějaké záchranné lano, tak obě strany víme, že tady jsme a že si navzájem pomůžeme a čekáme na lepší časy.
Marek: A co byl tvůj největší fail? Nebo co se nám nepovedlo? Je něco?
Kateřina: Vyloženě fail… no, tak fail je samozřejmě to, když vám třeba dojdou peníze v půlce měsíce. (smích) Ale to se nám snad ani už nestává, co jsem si vzala otěže pevně do rukou. Já si myslím, že teď se nám už tolik failů nestává, snažíme se to pevně řídit. Problém je, když klient opravdu peníze na řízení nedává, pak asi takové faily vznikat můžou. Ale myslím si, že když vám projekt někdo řídí, tak by měl vědět, co jeho kolegové v týmu dělají.
O volném čase
Marek: Tak to jsme probrali projektové řízení, ale určitě nežiješ jenom prací a taky máš nějaký volný čas.
Kateřina: Tak já vlastně ještě dodělávám vysokou školu. Jsem zvědavá, jestli ji vůbec někdy dokončím. (smích) Protože na tu teď momentálně není moc času, hlavně i s tím aktuálním virem se to všechno trochu posunulo. A ten volný čas, i když ho vlastně nemám, tak hodně cestuji, mám takový historický blog. Takové mé osobní projekty vznikají z prokrastinace, když třeba teď se mám připravovat na státnice, tak samozřejmě dělám všechno jiné, než psaní mé závěrečné práce. Takže můj blog „Across the World“ je asi tak nějak můj volný čas, tam se snažím zaznamenávat zápisky z cest, protože cestujeme hodně. Cestujeme, když se dá a užíváme si zážitky.
Marek: Zkus říct země, které jsi navštívila? Nebo možná začněme třeba tou, kde se ti líbilo nejvíc? Co tě nejvíc překvapilo na tom cestování?
Kateřina: To je asi pro cestovatele nejtěžší otázka. Ono to začalo nějak z prokrastinace a vždycky mě cestování zajímalo. Vůbec vystoupit z té své komfortní zóny je docela těžké. Někomu se to třeba zdá, že jet sám někam je úplně v pohodě a někomu to přijde jako nemožný příběh. Znám spoustu lidí, kterým když řeknu, jak cestujeme, tak na mě koukají, jakože co se to děje. Ale pak mám kamarády, kteří jezdí na punk všude a je to fajn. Ale z těch mých zemí, kde jsme byli, tak asi největší šok byla Srí Lanka. To byl největší výstup z komfortní zóny, kde jsem chodila na záchod do díry. (smích) Do místnosti, kde nebylo světlo, strop jsem měla 10 centimetrů nad hlavou. Hygiena nulová, jedlo se rukama a vařilo se na ohni. Když jsem byla v té situaci, tak jsem se necítila úplně dobře, trochu jsem se bála třeba otravy jídla. Ale teď na to vzpomínám jako na nejkrásnější cestu. A do budoucna to i vidím tak, že teď mi to škola a práce úplně nedovoluje, ale chtěla bych cestovat pomaleji. Vidím, že to je nějaká moje cesta. Myslím si, že mě cestování jen tak nepřestane bavit. Také jsem přemýšlela, co je pro mě největší zážitek. Pro mě je to asi fakt vždy to, když vyjedu někam do hor a vidím tu nádhernou přírodu a uvědomím si, jak jsem malá a jak vlastně můj život vůbec nic neznamená a okolo je ten obrovský vesmír, který mě obklopuje. Ale největší zážitek, co fakt všem doporučuji, je potápění na nějakém nádherném místě. Když se poprvé jedete potápět, tak objevíte druhý svět, o kterém jste nikdy neslyšeli.
Marek: To jsem ani nevěděl, že ses potápěla.
Kateřina: V Thajsku u nádherného Phi Phi ostrova, který určitě všichni znáte z nějakých instagramových fotek.
Marek: A mimo Thajska a Srí Lanky? Kde ještě jsi byla, a které země hodnotíš jako zajímavé?
Kateřina: To byly delší cesty, jinak my jezdíme vždycky, když se dá i když je to na kratší dobu. Za mě to není úplně ta nejlepší varianta, protože to není zaprvé ekologické a zadruhé nenasajete to místo tolik. Ale byli jsme různě po Evropě. Já třeba miluji Španělsko, máme projeté Baleárské ostrovy, takže Ibizu, Mallorku. Hodně jsem se zamilovala do Kanárů, Tenerife. Teď jsme byli na Madeiře, to je taky úplně kouzelná země. Tam se země mění, každých 10 kilometrů máte úplně jiný svět a vůbec nechápete, kde se nacházíte. Nebo třeba i Norsko bylo neskutečné. Spousta míst.
Marek: A zmíníš i nějaké jídlo na cestách?
Kateřina: Kromě toho, že poznáváme rádi nové kultury, tak samozřejmě jezdíme kvůli jídlu. Třeba nejlepší jídlo, to opět budu zmiňovat Srí Lanku. Tam vaří tři jídla a jsou to ta nejlepší jídla na světě.
Marek: Tři jídla dokola?
Kateřina: Tři jídla dokola, přesně tak. Tam fakt jede jenom kari a čočka, kari a zelenina, všechno ostatní na kari a kottu a je to úplně výborné. A je strašně úžasné, že i ti lidé, kteří opravdu nemají peníze, tak dokáží darovat nebo vám i udělat to výborné jídlo za nic a jsou hrozně vděční za všechno. Tohle mi připomnělo Kubu, o té jsem ještě nemluvila. Tam jsem teď byla na Vánoce, udělala jsem si takový sólo trip. Docela jsem se bála. Teď, když na to koukám zpětně, tak si říkám, že už bych tam sama nikdy nejela. První otázka v každém taxíku byla, jestli jsem svobodná, jestli tady mám přítele. A druhá věta byla, že sama nemám jezdit taxíkem, že to je pro mě nebezpečné. Ale tam je to hodně smutné, to jsem od toho úplně nečekala. Jsou tam strašně nízké platy, nedá se tam sehnat nic k jídlu. Já jsem tam byla dva týdny jenom na toustech a na sušenkách. Když nejdete do restaurace, tak se nenajíte. Nejste schopni něco sami uvařit. To byla další velká srážka s realitou mimo Evropu.
Marek: Kačko, máš ještě nějaké téma, které bys chtěla, aby zaznělo?
Kateřina: Nevím, jestli téma, ale celkově asi inspiraci do života. Na to se často ptám svých kolegů, co je inspiruje. A já bych to ráda zmínila, protože mě inspirují kolegové a hlavně reální lidé. Sama ráda hodně čtu a věřím i na takové klasiky jako je Kotler, co do nás tlačili od rána do večera na výšce. Ale myslím si, že ten reálný svět se děje okolo nás. A je důležité ho vnímat. Nemá cenu se někde zavřít a čekat, co přijde. Je důležité ho poznat, objevit.
Marek: Díky za skvělý rozhovor.
Kateřina: Taky děkuju a těším se na další.
Pokud chcete můžete si rozšířenou verzi tohoto rozhovoru poslechnout i jako podcast.